Les 6 avantages immédiats de la dématérialisation
Gain de temps et gain d‘argent : la dématérialisation est un outil de performance pour toutes les entreprises
Être expert de la dématérialisation signifie pouvoir en tirer un maximum de bénéfices ! David Bader, comptable chez Est Repro vous explique comment il a réussi à diviser son temps de traitement par 3 et à gagner en productivité en gérant l’information de manière électronique avec ZEENDOC.
Découvrez son témoignage autour des 6 bénéfices instantanés de la gestion électronique du document.
La dématérialisation, une transition rapide et simple
J’ai rejoint Est Repro en 2010 et ai souhaité modifier les processus de travail historiques dès mon arrivée via l’utilisation d’outils informatiques. Il y a un peu plus de deux ans, l’intégration de la GED Zeendoc dans notre fonctionnement nous a fait passer un cap supplémentaire. En effet, Zeendoc m’a permis d’atteindre mes objectifs de gains de temps, et de simplification de traitement des documents internes et externes. Voici les bénéfices immédiats que j’en ai retiré :
Des documents dématérialisés, organisés et rangés facilement
Qu’ils soient scannés ou provenant de pdf natifs, les dernières solutions de dématérialisation permettent d’organiser le classement de nos documents de façon totalement personnalisée et simple. Ceux-ci sont indexés d’une manière unique selon les besoins spécifiques de notre métier.
Le logiciel apprend de nos habitudes de classement et celui-ci se facilite de jours en jours.
Un accès défini, personnalisé et simple
Le partage des documents avec les collaborateurs est immédiat, s’ils ont besoin, ils ont accès aux documents qui les concernent où qu’ils se trouvent et sur le support qu’ils souhaitent (tablette, téléphone, ordinateur…) dès que celui-ci a été intégré et classé.
Une sécurité numérique, en adéquation avec la règlementation
Sans aucun doute, l’utilisation de nos solutions est structurée. Chaque collaborateur dispose de son propre compte et n’a accès qu’aux documents dont il a besoin. Ainsi, la conformité avec le RGPD est facilitée. Nous avons également la possibilité de savoir qui a consulté un document et quand. Nous savons aussi si le collaborateur a modifié le document.
La possibilité d’établir des statistiques, de réaliser des extractions comptables.
Je classe mes factures fournisseurs par date, par montant et également par fournisseurs. Cette structure de choix personnalisée me permet d’extraire directement des données statistiques. Mais aussi des écritures comptables concernant mes achats en quelques clics seulement. Je génère simplement un fichier depuis ma GED que j’intègre à ma comptabilité et mes factures sont saisies !
La dématérialisation, un gain de temps incroyable
Ainsi, vous retrouvez n’importe quel document en une simple recherche constitue un gain de temps inestimable. La comptabilité de tous les jours est effectuée dans le même temps que le classement des documents. Et surtout, les documents étant partagés instantanément, chaque document classé est un gain de temps. Tant pour toute sa durée de vie et cela concernant l’ensemble des collaborateurs qui vont avoir à le consulter.
