Les avantages de la GED
La GED, acronyme de Gestion Electronique des Documents (en anglais EDM : Electronic Document Management), est aussi appelée quelquefois GEIDE, qui signifie Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise. Cet outil vous permet de gérer tous vos documents numériquement comme des images, des fichiers textes, des tableurs, des vidéos, de l’audio, des factures, etc. Elle concerne donc la gestion des fichiers, l’archivage et la dématérialisation et permet une collaboration plus fluide entre les membres d’une société. Le but : traiter, analyser, dématérialiser et archiver le contenu à travers tous types de documents avec de nombreux avantages pour l’entreprise. Un gain en productivité et donc en rentabilité. Elle va bien au-delà en termes d’efficacité et d’optimisation qu’un réseau informatique ou encore que des logiciels de stockage et de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox.
Dans la méthode dite « traditionnelle », vous multipliez souvent les supports, entre les mails, les envois de devis, de factures, de documents, etc. Vous vous retrouvez donc avec un grand nombre de documents stockés et archivés sous différents formats : certains sur le réseau informatique, d’autres dans votre boîte mails ou encore sous format papier, classés dans un classeur, etc. Ce qui forcément va vous demander du temps et de la recherche quand vous voudrez y avoir accès.
« L’AIM (Association Information et Management) a déterminé que chaque semaine un employé passe en moyenne 7h30 à chercher des informations. »
Avec la GED, vous serez beaucoup plus organisé, la recherche de documents est beaucoup plus simple et rapide. Surtout si elle est associée à une solution de RAD (Recherche Automatique des Documents), ce qui vous permet d’accéder encore plus rapidement à l’information. Ce qui induit donc une réduction des coûts logistiques qui découlent du traitement dit traditionnel de l’information : achat de papier et d’encre pour l’imprimante, volume utile de l’archive physique, courrier, distribution, etc.
Vous gagnez en réactivité face à vos clients. Vous augmentez l’efficacité de travail en entreprise tout en réduisant les coûts liés à la recherche et à la diffusion. Votre gestion du courrier est également diminuée de manière considérable.
Véritable acteur de votre communication interne, et du travail de groupe, avec la GED, vos documents sont accessibles à n’importe quel moment, de manière simultanée par l’ensemble des membres de la société. Tout est centralisé et numérisé. Que vous soyez dans les locaux de l’entreprise, ou en déplacements, l’information est accessible. Un dossier informatisé unique rassemble l’ensemble de l’information. Votre processus de travail est amélioré, comme la validation des factures, le document ne circule plus entre les différents services, il est simplement contrôlé depuis le logiciel. Le statut du processus est visible par tous. Dès qu’on met à jour un document, tout le monde a immédiatement accès à la dernière version en date. Même si certains collaborateurs sont mal organisés, il n’y a pas de rétention d’informations. Vous lancez la recherche, et en un simple clic vous accédez au document, quel que soit son format : papier, courrier électronique, fichier word, fax, image ou vidéo.
La GED évite également des doublons de documents lors d’un classement sur le réseau par exemple par deux personnes différentes, qui n’ont pas forcément la même façon de penser et donc de classer. Avec la GED, vous n’aurez plus ce problème vu que le classement se base sur l’utilisation de mots clés.
L’accès à vos informations est sécurisé, le stockage et l’archivage pérennisés. Vous gardez un contrôle des accès aux différents dossiers, et vous gérez les droits de consultations et de modifications. Une fois le cycle de circulation et de vie du document terminé, vous pouvez l’archiver et en arrêter les modifications, tout en gardant un accès simple et rapide à celui-ci : aucun document n’est perdu ou effacé. La GED permet également de « tracer » votre document : Quand est-ce que le document a été créé ? Quelles modifications ont été effectuées ? A quelle date ? Par qui ? Vous disposez désormais de toutes ces informations.
Grâce à la numérisation, vous gagnez de l’espace physique de stockage, et vous protégez vos documents contre les risques d’incendies et de dégâts des eaux.
Enfin, la GED permet comparée à la méthode « traditionnelle » de réduire la consommation d’encre et de papier, ainsi que le volume utile de l’archivage physique. L’entreprise réduit donc son impact environnemental dû à ses activités.
Ainsi, bien que la mise en place d’une GED soit un investissement surtout en temps au début, elle sera par la suite le grand allier de votre succès et de votre efficacité!
