La dématérialisation et la loi
Pour qu’un document numérique puisse constituer une preuve probante face à la loi, la procédure doit suivre des règles. Lors d’un contrôle de l’URSSAF ou d’un contrôle fiscal, il pourra ainsi être utilisé. C’est le code civil qui détermine les conditions de numérisation et de conservation des documents. Une “copie fiable” est ainsi constituée grâce à ces éléments, elle peut être acceptée légalement. De plus avec l’obtention de la certification AFNOR (Association Française de Normalisation), les entreprises prouvent leur application de la législation. Ceci permet de garantir la reconnaissance de leurs données par l’administration fiscale.
Depuis le 10 février 2016, la loi et notamment l’article 1379 du Code civil attribue à la copie au format numérique la même valeur juridique que le document papier original. Mais cela sous certaines conditions (qualité de numérisation, gestion des archives…). Pour cela le document, doit avoir un auteur clairement identifiable et pouvoir certifier de son intégrité lors de sa création et de sa conservation.
Que dit la loi et l’article 1379 du Code Civil ?
« La copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d'un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État. Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »
Concrètement, qu’est-ce que cela signifie ?
Il faut lors de la numérisation, reproduire le document à l’identique (texte, qualité de l’image, couleurs, etc.). C’est ce qu’on appelle la copie numérique fidèle, qui a une valeur probatoire (= Propre à prouver ; qui a force de preuve).
Il faut également pouvoir y attribuer une date et un auteur de numérisation. Pour cela vous pouvez utiliser la signature électronique, le cachet électronique mais aussi l’horodatage électronique. Le fait d’apposer une date fiable sous forme d’un jeton d’horodatage qui garantit l’existence du fichier à une date donnée et que celui-ci n’ai pas été modifié depuis cette date s’appelle l’horodatage électronique. Enfin, l’archivage des documents doit en empêcher leurs modifications. C’est ce qu’on appelle la copie numérique fiable, qui a une valeur probante (=Qui prouve, qui est convaincant).
Concernant le procédé, la loi dit qu’il faut conserver un historique des opérations de numérisation. Les différents systèmes et outils utilisés comme le scanner, le logiciel de GED et d’archivage doivent être répertoriés dans un document. Les mesures de sécurité comme la numérisation, archivage, traitement doivent également être respectées. Vous pourrez prouver la qualité de la numérisation et du traitement des fichiers en vous conformant aux normes de l’AFNOR, selon le décret d’application de l’article 1379 du Code Civile (https://www.afnor.org/).
Archive papier ou numérique ?
Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises peuvent utiliser un fichier numérique comme pièce justificative lors d’un contrôle de l’URSSAF. Pour cela la copie numérique doit répondre aux exigences de la copie fiable comme nous l’avons vu plus haut, au format PDF. Ce document aura alors la même valeur juridique que le document original papier. Concernant la destruction des originaux papier, l’article 1379 du code civil reste flou sur la question. Il y est dit que « si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ». On y comprend que la destruction des documents papier après leur numérisation est possible. Cependant, il vaudra peut-être mieux conserver les documents à fort enjeu ou ayant une longue durée de conservation, afin de rester prudent et ainsi assurer plus de sécurité.
Avec quel outil gérer cet archivage ?
La GED sert en priorité à gagner du temps, à permettre de retrouver, de partager ou de donner facilement un accès au document. Un coffre-fort numérique permet de conserver un document avec une valeur juridique, dont seulement certains types de documents sont concernés. Des logiciels, comme ZEENDOC, proposent de déposer une partie des documents stockés chez eux dans un coffre-fort numérique. Un exemple assez parlant est la fiche de paie dématérialisée. Pour qu’elle puisse être transmise de manière dématérialisée, elle doit être déposée et conservée dans un coffre-fort numérique.
Certains logiciels de GED intègrent également un SAE (Système d’Archivage Electronique). Ce dernier répond au besoin de conservation des documents dans une entreprise, en proposant des solutions d’archivage, de stockage et de numérisation, en un même espace pour l’ensemble des utilisateurs du système. Le SAE répond à quatre objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité. Et cela dans le respect des contraintes légales et des normes d’archivage.
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